你是否寫過邀約信件，結果對方完全不回？

你是否寫過邀約信件，結果和對方展開了一連串十幾二十封的討論信，花了一大堆時間溝通後，對方卻改變心意拒絕合作了？

身為一個編輯或行銷，每次遇到邀稿、邀封面設計、詢問推薦、詢問演出、詢問演講、詢問策展、詢問是否出席活動等這一類需要對方提供勞力或名氣的合作方式，想必總是膽顫心驚。要是談不攏被打槍也罷，若一個不小心踩到地雷、激怒了對方，說不定他就會拿麥克風（因為對方通常是名人）四處說你壞話，然後你（以及你背後的品牌）就會被列入某些社群的黑名單了。

我也經常聽聞有編輯或行銷，必須花上一整個下午，一邊喝著黑咖啡，一邊正襟危坐，暗地燃燒著小宇宙，只為了寫好一封邀約信。寄出之後，便十分緊張，深怕自己犯錯或是被拒絕。

「拜託，有那麼嚴重嗎？不過是一封信？」

有！就是那麼嚴重！

我曾聽過有人因為一封信，而認定某某某沒有誠意，之後甚至在另外一個社交場合上，聽到其他人提起某某某沒有誠意這件事情（這年頭大家是多需要紓解壓力傳遞八卦啊貓在鋼琴上昏倒了）。

比起直接溝通的電話或開會，寫信真是危機四伏，畢竟無法看見對方反應，只能被動等待回覆，別無他法。於是，如何寫出一封乾淨俐落又安全的邀約信，便是一場大學問了。

根據這幾年來大量寫信、收信的經驗，我統整出下列五個禁忌：

第一：不要忘記基本禮儀

按下寄出鍵之前，請再三確認收件者與信中稱呼是否吻合、群組信要隱藏收件者Email、說要附上的檔案有沒有Attach上去（這一點三不五時還是會困擾我）、提供的資訊是否正確等。

最重要的，如果你使用Gmail 當作工作信箱，請務必、務必到「設定」的「研究室」裡面，開啟「取消傳送」功能。這樣一來，剛寄出的信都還有幾秒鐘的反悔時間。相信我，有很多錯誤是一按下寄出，就會立刻跑出來，保證讓你真的會很想死（上面那些錯誤我全部都犯過啊）！

第二：報酬不能不提

邀約的內容，往往牽涉到對方的報酬，如果沒有處理好，會十分棘手。如果案子本身有預算限制，建議在一開始就告知，不要等待對方開價。若對方價碼與預算衝突，那麼就會進入殺價階段，這一個階段很容易變成浪費時間，也消磨了彼此的耐心。

為什麼提起報酬這一件事情很重要，因為邀約的對象往往都是靠專業在接案的。如果沒有直接告訴價碼，等到對方因為檔期合適而答應、之後才發現預期報酬太低，反而很尷尬難堪。相信我，他一定會在心裡大吼：「該死，我都答應了，結果竟然沒有車馬費！我要怎麼推掉啊老天保佑我！」

這狀況一旦發生，很難會有第二次的合作機會，也容易讓自己慢慢出現「小氣鬼」的形象。

第三：不要忘記設下回覆期限

前面兩點是為了收信人的心情著想，但這一點則是替自己設下防線。你是否有過這種經驗：原本寄信邀約的人遲遲不回，以為他沒興趣拒絕了，不料、不料在期限前最後一天（甚至是過期了）才回覆，信中還夾著當初你向他邀約的內容（推薦文、推薦短語、序文、影像、照片等）。這下子怎麼辦？

所以，在邀約信中別忘了加上一句：「希望在幾月幾號下班時間之前，能夠得到您的同意。」一方面告知對方期限，不會產生上述的尷尬狀況，另一方面也讓自己有緩衝的時間，能夠隨機應變，不至於為了等待而耽誤了進度。

第四：不要忘記公事公辦

我曾經因為與受邀者太過親近，工作時忘記了專業的界線，以平時講話的口氣回信給對方，由於還有其他人也收到副本，以至於對方來信向我抗議，差點沒跟我絕交。維持專業形象而保持界線，其實在第一點就該做到，但若對方是親近的人，反而容易忽略，甚至反目成仇，這一點不能不防啊（拉鬍鬚）！

第五：不要忘記再讀一遍

寄出信件之前，就算怎麼有把握，都務必再讀一次。就像我們作編輯的，一定要確認文章走過三校，畢竟有太多神祕的錯誤會發生在前兩校啊。

以上五點應該足以應付大多數的邀約信件啦（也太隨便了我）。為什麼要寫這一篇文章呢，實在是因為我先前犯下太多過錯，如今都還記得慘狀。想到當時如何收尾，整個脖子就僵硬起來。希望看完拙文，你們可以踩著過往失敗的我，Over my body不用客氣，抵達順利邀到合作對象的彼岸吧。

●本文摘自逗點文創結社《讓你咻咻咻的人生編輯術》
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